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Responsable des Affaires Générales et des Moyens Généraux H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme

OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DU GERS
  

Référence

2020-27472  

Description du poste

Domaine d'activités et famille de métier

Fonctions supports et expertises - Services et moyens généraux

Intitulé de poste (modifiable)

Responsable des Affaires Générales et des Moyens Généraux H/F

Nature du contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Description de la mission

Sous la responsabilité du Directeur Général, le(la) responsable participe au collectif de direction générale (comité de direction), à la réalisation de projets stratégiques, porte et incarne, aux côtés du Directeur Général les valeurs de l'organisation et représente son service au sein de l'OPH.
Il(elle) aura un rôle transverse au sein de la structure.
Il(elle) est l'acteur incontournable de la coordination des services, supervise les services généraux, organise les événements internes/externes.
Par délégation du DG, participe au contrôle interne de l'activité de tous les services de l'OPH.
Sur le plan juridique : assiste, conseille le DG, les services, apporte en amont une expertise dans les domaines variés du droit (rédaction des actes/contrats complexes). Anticipe le risque juridique, alerte et gère les contentieux en liaison avec les services concernés et les éventuels conseils externes.
Il (elle) est en charge du secrétariat général, de la transmission, du traitement des informations utiles à la bonne marche des services et aux relations internes/externes (mise en place/suivi de systèmes de contrôle adaptés aux services, procédures, documents, traçabilité, tableaux de bord).

Mission de conseil et d'assistance du Directeur Général :
Sa mission essentielle est de conseiller, assister, alerter et sensibiliser la DG aux contraintes et risques de certains choix dans son champ d'activités.
Il(elle) est en charge de toutes les opérations administratives qui consistent à :
• organiser l'agenda, les réunions, les déplacements du Directeur Général/du Président
• organiser, gérer les instances, la gouvernance (rapports, comptes rendus)
• contrôler tous les documents des divers services avant signature du DG
• effectuer une veille juridique sur tous les sujets et veiller à sa diffusion/son application
• recueillir, traiter les éléments de réponses des enquêtes régulières
• établir des tableaux de bord de l'activité du patrimoine.

Mission de communication et de transmission des informations :
. traiter les appels téléphoniques pour la DG/le Président, leur courrier, filtrer les informations.
. rédiger des réponses, comptes rendus, synthèses et reportings.
. élaborer, présenter des rapports/des bilans.
. assurer la communication entre la DG et ses divers interlocuteurs internes (directeurs(trices) fonctionnels et/ou opérationnels, divers services, personnel, IRP) en favorisant, la circulation de l'information entre les services, un climat social apaisé et respectueux basé sur le dialogue/la prévention/résolution d'éventuels conflits.
. gérer la communication externe avec les élus(es), les partenaires

Mission d'encadrement de personnel et Gestion des moyens généraux :
En charge de piloter les moyens généraux, il(elle) sera assisté 2 assistants(es) : élaboration/gestion des budgets, des commandes et consultations (fournitures adm., locations, téléphonie, contrats de maintenance matériels, assurances…), courrier général.

Profil

Profil :
• Savoir s'organiser efficacement (anticipation, réactivité, rigueur, respect des délais, sens des priorités, discernement) pour la gestion de la variété de ses missions,
• Grande capacité d'adaptation aux différents contextes et interlocuteurs et une grande souplesse d'esprit
• Qualité d'écoute et sens du relationnel développé, gestion des conflits
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Traitement de texte, tableur, présentation de réunion)
• Connaissance indispensable du mode de fonctionnement et du mode d'organisation des OPH et accessoirement des collectivités territoriales
• Connaissances transversales (juridiques, finances, services généraux, ressources humaines, technique, management)
• Grandes qualités rédactionnelles et relationnelles (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l'oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…),
• Polyvalence et autonomie,
• Etre attentif au respect des procédures,
• Confidentialité, discrétion et réserve,
• Bon sens et dynamisme pour prendre les initiatives adaptées à la situation et trouver les solutions adéquates,
• Etre curieux et avoir envie de toujours apprendre,
• Etre disposé au travail collectif.

Conditions d'exercice :
› Gestion du temps arythmique : horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service
› Rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de l'OPH, à l'agenda du Directeur Général, aux imprévus
› Disponibilité

Niveau de diplôme et expérience :
Bac+2 minimum, à savoir un BTS d'assistant manager et/ou d'assistant de gestion PME-PMI, BTS ou DUT carrière juridique, un Master en management et de solides compétences juridiques seraient des atouts.
Expérience de 3 ans minimum en OPH souhaitée.

Classification : Catégorie III – Niveau 2
Fourchette de salaire entre 32 K€ et 40 K€ par an + accessoires de rémunération : tickets restaurant / Mutuelle / Prévoyance, etc.).

Candidature (CV et lettre de motivation indispensable) à adresser au plus tard le 13 septembre 2020 à :
Madame Karine BOUSQUAIL
Directrice Générale
de l'Office Public de l'Habitat du Gers
71 rue Jeanne d'Albret - BP 60547
32021 AUCH Cedex 09

Localisation du poste

Département / Région

France, Occitanie, Gers (32)

Lieu

71 RUE JEANNE D'ALBRET 32021 AUCH