Moteur de recherche d'offres d'emploi

Assistant(e) d'opérations H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme

LYON MÉTROPOLE HABITAT
  

Référence

2020-27422  

Description du poste

Domaine d'activités et famille de métier

Assistanat - Assistant F/H

Intitulé de poste (modifiable)

Assistant(e) d'opérations H/F

Nature du contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Description de la mission

La direction de la maitrise d'ouvrage au sein du département stratégie et valorisation immobilière recherche un(e) Assistant(e) d'opérations (H/F) à temps complet.

Vous assurez le suivi administratif des opérations. Vous travaillez en binôme avec un ou plusieurs RO ou chargés d'opérations.

Vos activités sont variées : vous facilitez le travail de celui-ci et le déchargez des tâches administratives, vous jouez le rôle d'interface entre celui-ci et les divers interlocuteurs, complétez la communication et la documentation nécessaires aux opérations, élaborez des dossiers administratifs et techniques.

Fonction d'alerte et d'interface

-S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations

-Préparer et éditer les documents nécessaires au suivi des dossiers

-Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter…)
-Assurer à la demande du/des responsables d'opérations, les contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, promoteurs…)
-Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables d'opérations.

Tenue des agendas, accueil téléphonique, courrier, mise en forme de documents:
-Gérer l'agenda complexe des RO/Chargé d'opérations, noter les rendez-vous et les organiser
-Gérer donc plusieurs emplois du temps en lien avec l'agenda de la direction du service ou des interlocuteurs externes ou internes
-Optimiser la structuration du temps
-Emettre les invitations, communiquer les ordres du jours, estimer le temps de réunion avec le RO, réserver les salles de réunion, organiser les déplacements du RO/ CO et avant le début des réunions, préparer les dossiers ainsi que les supports utilisés
-Rédiger les comptes rendus des réunions
-Conserver un excellent relationnel avec les interlocuteurs internes et externes : accueil téléphonique ou physique
-Assurer l'accueil téléphonique, prendre les messages, donner une information, en l'état ou après recherche, sur demande explicite et dans le respect des consignes de confidentialité et des principes énoncés
-Assurer la mise en forme de documents, au travers de l'utilisation adaptée de logiciels bureautiques (PPT / WORD / EXCEL…) , en appliquant la charte graphique du projet et /ou de l'entreprise
-Réceptionner et trier la correspondance
-Préparer et rédiger les courriers simples émanant de la direction
-Classer et archiver

Suivi de dossiers administratifs:
-Collecter et rechercher les pièces ou informations au sein de plusieurs sources, à partir de l'expression de leurs caractéristiques pour établir le dossier selon la charte graphique du projet
-Assurer le suivi des dossiers et leur diffusion après validation par le RO
-Relancer les différents acteurs contribuant à la constitution du dossier dans le calendrier imparti
-Valider des informations en connaissant les critères de validation.

Profil

Issu(e) d'une formation supérieure Bac+2 (BTS, DUT) en assistanat, vous disposez d'une expérience professionnelle réussie sur cette fonction.

Compétences attendues (et niveau de maîtrise):
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte et tableurs).
- bonne connaissance de la réglementation des marchés publics et de leurs procédures et pratique confirmée.

Organisé(e) et méthodique, vous savez vous rendre disponible, hiérarchiser les priorités et parer aux urgences. Aussi, vous faites preuve d'une forte capacité d'adaptation et d'autonomie et avez le goût pour le travail en équipe.
À l'écrit comme à l'oral, vous vous exprimez avec une parfaite aisance.

Vous savez assurer un haut degré de confidentialité et de réactivité et anticiper les actions dans la cadre de vos missions.
Votre optimisme et votre détermination seront de forts atouts à ce poste.

Localisation du poste

Département / Région

France, Auvergne - Rhone-Alpes, Rhône (69)

Lieu

194 rue Duguesclin 69433 LYON CEDEX 03

Critères candidat

Niveau de diplôme

Niveau III - Bac+2 (BTS, DUT,…)

Expérience

Au minimum 2 ans